Comptes rendus des réunions

Groupe communication
CR 20 octobre 2011

• Répartition des rôles dans le groupe :
-référents à l’égard des autres groupes (Jeff programmation/Natalia organisation)
-référent groupe (Sandrine)
-administratrice du forum et partie web (Anély), coadministrateur du forum (Tiphaine)
-secrétaire (Tiphaine)
-récupération des travaux + alertes (Naïma)
-rétro planning + ordre du jour (Marion)

Sandrine envoie un mail pour signifier qu’elle est le référent.
Se renseigner sur les référents pour chaque groupe avec nous : demander si l’architecture leur convient, faire la pub du forum, l’alimenter et l’utiliser, enregistrer toujours toute modification, pas de partages de documents.

• Règles du groupe :
Aucune initiative sans l’accord du groupe car on n’engage le groupe et l’ensemble du projet, nécessité de disposer d’un consensus en cas d’absence d’unanimité. Chacun doit être au courant de ce que fait l’autre, être interchangeables, être professionnels et cohérents.


Suivi 8 novembre 9h30-11h30 que devons-nous présenter ?
- listes d’invités ceux qui doivent payer et les invités gracieusement (voir avec le groupe organisation le nombre d’invités que l’on peut inviter) ou sinon voir si présidents de séance
-président MSH
-partenaires
-entreprises spécialisées
-département d’histoire
-président CERHIO
-président UFR
-archivistes Angers (Verry, Bertholdi)
Les personnes primordiales puis M. Marcilloux nous orientera.
-outils de communication interne : intégrer la charte graphique dominante jaune, bases du blog, ébauche du forum (https://orga-je-archives.forumactif.fr/ ), ébauche d’adresse mail (je.univ@gmail.com) voir avec Marcilloux ce qu’il préfère), faire une page-un événement facebook ?
-dossier de presse : composition, commencer la présentation de la promo.

• Le forum :
Pour les non habitués, un blog= une interface de collaboration interactive / un forum = autour d’un thème (flood = noyer le forum de messages ou espace de détente / troll = le provocateur). S’inscrire avec son prénom. Administrateur créé le forum et a des possibilités de modifications de l’arborescence (panneau d’administration, onglet Général).

Arborescence générale :
-Fonctionnement et règles du forum : avec un système de balises avec des titres bien identifiés (à lire absolument).
-Groupes (ne pas polluer si pas son groupe).
-Place des échanges intergroupe où boîte à idées générales.
Voir ce que souhaitent les autres groupes comme sous thème dans leur partie.

Rien n’est définitif, conçu comme un exemple d’interface de communication.
Partager du contenu comme un grand pense-bête mais organisé.
En faire un outil utilisé par les groupes.
= un outil d’organisation commun, toute l’information est disponible immédiatement.

• Le blog :
Tout le monde peut l’alimenter, « facile » à gérer.
Exemple blog Anély : un chapeau présente le thème-titre (comment le nommer ?), réfléchir au fond et au bandeau.
Site internet trop lourd à créer, ou Opale un bon compromis ? Temps en plus et ne pas multiplier les supports. Les autres années aussi Blogstop (interface blog de google).

Se mettre d’accord sur le projet du blog puis le présenter à Marcilloux pour voir ce qu’il en pense (ne pas montrer le blog mais le simple projet, ne pas aller trop vite et parler au futur). Préciser que le blog n’est pas en ligne, personne n’y a encore accès = présenter des captures d’écran.
L’essentiel est que tout soit bien nommé et rangé.
Rubriques possibles
-Histoire (vérifier si bien les 10 ans, historique de la journée d’études -noms des anciens, thèmes, intervenants-). Soit un seul article pour les journées d’études ou un article par journées d’études : où chercher l’information (Marcilloux et Grailles, AEDAA).
-les partenaires
-la formation
-des acteurs (intervenants) avec biographie et thèmes de prédilection
- liens (vers les partenaires)
-présentation du projet
-programme de la journée
-où et comment nous contacter.
Créer des fiches types par catégorie pour n’avoir plus qu’à les remplir.

• Autres sujets abordés :
Le Welcome pack.
Le compte rendu prévisionnel des interventions de la journée d’études = voir avec le groupe programmation.
Dresscode : un élément commun ? Une couleur un peu flashie unie.
Contacter les radios locales et France Culture « la ballade des archives », la presse locale, l’AEDAA, l’AAF + envoyer un communiqué de presse.
Mettre un billet sur le site de l’université (STIC).

• Prochaine réunion :
Mercredi 2 novembre chez Anély 14h-17h
(Power-point , CR de ce que l’on a trouvé, préparation du séminaire)

•]b] Tâches :[/b]
-le contenu du blog, présentation du forum = outils de communication interne (le présenter) : Naïma

- communication externe (arborescence et fiches types) : Anély et Natalia

-listes des invités + mail type d’invitation (trame) : Jeff

-dossier de presse : Tiphaine

-projets de publicité = liste des personnes auprès desquelles faire de la publicité : Sandrine et Marion

-ce qui nous manque pour pouvoir avancer : un peu tous ou Marion ?

-organisation du groupe : Marion

-actions des anciens groupes communication : un peu tous

-rétro planning + ordre du jour : Marion

-Powerpoint le 2 novembre (idées de présentation des diapositives pour chaque tâche).

Poser la question pour la réalisation des plaquettes d’accueil (Welcome Pack) et savoir s’il s’agit bien des 10 ans.

Groupe communication
CR 2 novembre 2011

Tâches :
- chacun envoi un petit topo de sur quoi il a travaillé à Jeff et Sandrine pour qu’ils sachent quoi dire lors de la présentation
- Marion diffuser le rétroplanning à tous
- Natalia fiche type de présentation des intervenants pour le blog
- réfléchir à la campagne photo not. le cadre de la photo de la promotion
- établir des devis
- proposer une ébauche-fourchette de budget communication pour le groupe organisation le 14 novembre
- réfléchir à remplir le blog

1. Communication interne

• Rétroplanning :
4 séminaires uniquement. Organisation par mois.

• Forum :
Les échos : des problèmes d’utilisation, ce n’est pas un chat, 2 personnes doivent encore s’inscrire, contestation de l’intérêt d’avoir un forum.
Cela semblait pourtant répondre à un besoin initial.

Lors de la présentation il sera important de montrer l’utilité réelle du produit, par exemple il évite de se perdre dans un flux continu de mail, il permet d’avoir un espace de discussion entre groupes en dehors de séminaires peu nombreux. Il faut le vendre.
Le présenter à la fin pour laisser la place aux réactions et proposer de répondre aux questions techniques ultérieurement.

1. Communication externe

• Blog :
Eléments de l’arborescence visibles sur la page d’accueil
un grand bandeau à retravailler en termes d’image : phrase déroulante et compte à rebours ?

qui sommes-nous ? université d’Angers, formation, promo, AEDAA

liste des liens : partenaires et intervenants

espace rechercher sur le blog : la personne tombe sur l’article en entrant un mot clé

pages : articles fixes où fiches des intervenants, articles sur les archives, article histoire de la JE 9ème édition = « les billes fixes ».

les billets = animer la communication (posts sur le déroulement de l’organisation, etc.).

informations pratiques et nous contacter

diaporama : images (demander aux personnes photographiées) la promo en contexte d’archives ou valoriser Angers = faire la campagne photo + des diapos « 1ère JE titre » et ainsi de suite

le café des archives : retours sur impressions de profs (interviews de Matz et autres profs) pour sortir du cadre des archives, vues de non archivistes + titre « qu’en pensez-vous ? » espace de libre expression sur le sujet de cette année.

Question d’où placer les encarts dans la mise en forme
Mettre un fonds
Très chronophage et se répartir le contenu

• Fiches type d’intervenants pour le blog partie « pages »
Nom, bibliographie, domaines de recherche, sujet de l’intervention.

• Liste de diffusion :
-les affiches
Dans les lieux d’accueil de chercheurs et archivistes, 2 sur les panneaux dans l’université panneaux, 1 BU, 1 MSH, plus petit format ailleurs.
-les communiqués de presse
Radios locales qui diffusent des événements : Radio G, la Dissonante, France Culture
Presse locale : la Tribune, Ouest France, le Courrier de l’Ouest, bulletin des AD, Vivre à Angers (le Criquet du Sud Loire -mascotte de l’équipe ^^-).
AAF
Associations de généalogistes
Le document « liste de diffusion » (Sandrine) répertorie tous les moyens de communication externe (formats et interlocuteurs, délais + revue de presse).

• Liste des personnes à inviter-informer
o A inviter
-de l’Université d’Angers :
 Le président Daniel Martina (si c’est encore lui) ;
 Didier Le Gall : directeur de la faculté des lettres, langues et sciences humaine ;
 Jean-Michel Matz : membres du Conseil Scientifique (UFR Lettres), président du CERHIO ;
 Christine Bard : directrice de la MSH ;
 Didier Boisson, directeur du département Histoire
 Damien Hamard : archiviste de l’Université d’Angers ;
 Valérie Neveu, responsable du parcours bibliothèque
-de services d’archives :
 Élisabeth Verry : directeur des patrimoines au CG49 et directeur des ADML ;
 Sylvain Bertoldi : directeur des archives municipales d’Angers ;
 Cyril Bagnaud Responsable du service Archives - Documentation
de la Communauté d'agglomération du Grand Angers ;
 Electricité de France. EDF Archives - Pôle archives intermédiaires et expertise.

o A informer
-de l’Université d’Angers :
 Jean-Louis Ferrier : vice-président en charge du conseil scientifique ;
 Evelyne Diers ( ?) Responsable de la Direction de la recherche, de la formation doctorale et de la valorisation ;
 Arlette Bouloumié : membres du Conseil Scientifique (UFR Lettres), Créatrice et animatrice des fonds Michel Tournier et Jean-Loup Trassard à la B.U. d’Angers.
 Charlotte Godin : vice-présidente étudiante ;
 Julie Lauvernier
 professeurs d’Histoire, Archives, etc.
 M1 et M2 Histoire et doctorant.
-autres
 Sociétés privées d’archivage : SGA (Société Général d’Archives) et autres
 Les différents services d’Archives Publiques
 ADEME

12 INVITATIONS GRATUITES ?
On s’adresse à une fonction avant tout donc les élections qui arrivent n’influent pas sur nos formulations.
Formulations des lettres-mails à envoyer.
Joindre un dépliant et le lien du blog.

• Dossier de presse :
Le dossier de presse est fait à destination du journaliste pour qu’il y trouve avec exactitude les infos nécessaires à l’élaboration de son article.
Il doit s’adapter à la presse visée, régionale, spécialisée, nationale, etc. par les thèmes qu’il aborde et le vocabulaire doit correspondre, notamment pas de termes trop techniques.
Structure claire avec des phrases concises et courtes, pas plus de 30 lignes par page.
Etre maniable et pratique par une chemise et un sommaire.
- une page de couverture de la chemise : logo et nom de l’émetteur (qui est-il ? fac, AEDAA ?), « Journée d’étude -titre- 10 février 2012, date de diffusion, à l’intérieur de la chemise personne à contacter si besoin d’infos complémentaires.
- contenu : présentation par fiches avec un sommaire
o Communiqué de presse : résume en un article presque prêt à mettre dans le journal le contenu des fiches qui suivent, une sorte d’introduction au dossier de presse.
o Programme : sujet et présentation du sujet, intervenants, planning de la journée.
o Organisateurs : présentation de l’AEDAA, de la promotion, historique bref des journées d’études.
o Partenaires : logos et noms.
o Informations pratiques : localisation, moyens d’accès, heures, prix, coupon d’inscription.

Il est encore trop tôt pour rédiger le communiqué de presse.

1. Budget et séminaire du 8 novembre 2011

• Budget prévisionnel :
Le boucler pour le 14 novembre 2011 pour le groupe organisation : grands types de dépenses prévues. Ne pas les bâcler non plus car le détail des dépenses ne peut pas déjà être précis.
Camille (ancienne journée d’étude-groupe organisation)
-Fonctionnement 522, 34
-Restaurant 405,50
-Collations 250
-Equipement (communication surtout) 535,26
1713,08 en tout.

Pour faire les devis pas obligé d’avoir tout de précisé = réfléchir aux formats et au nombre pour le 2ème séminaire.
- un grand poster pour la MSH
- 30aine d’affiches
- plaquettes format prospectus et bon d’inscription environ 500 / Germaine Tillon 80 places + les numériser envoyer les deux
- dossier de presse
- welcome pack : en parler au groupe organisation
Importance de diffuser le blog auprès des intervenants : passer par cela pour diffuser l’information et non par le format papier obligatoirement (économies).
Grand max 10 invités.

• Powerpoint : Présenté par Sandrine et Jean-François
DIAPO 1
• Titre
DIAPO 2
• Objectifs :
définition des besoins de communication interne et externe
modalités de mise en œuvre
DIAPO 3
• Retro planning
DIAPO 4
• COMMUNICATION EXTERNE :
• Pour qui ? Liste de diffusion et publicité Liste des invités
• Moyen : blog, Dossier de presse, support matériel (affiche, « flyer »).
DIAPO 5
• COMMUNICATION INTERNE
qui fait quoi ? Les référents
forum en réponse à une demande : légitimer son existence : DÉBAT

• Problématiques :
Au nom de qui les invitations sont envoyées ? Qui est l’émetteur ?
Emploi de la charte graphique

Bonjour, juste pour savoir, quelqu'un a-t-il un petit résumé de ce qui s'est décidé aujourd'hui ?

nous avons mis au clair des éléments de communication intra groupe.
Jeff est le référent sur les deux autres groupes.
Natalia va travailler plus à fond sur le blog avec moi.
Nous devons organiser un jour à un intercours une séance de photo pour alimenter le blog.
Nous avons sélectionné 3 propositions d'affiches. Je dois les maquetter pour vous les proposer cette semaine.
A terme nous ferons choisir à l'ensemble de la promo via un vote sur le forum l'affiche.
Nous devons faire le carton d'invitation
Nous devons faire le flyer et le dépliant sur le modèle de l'affiche
Nous devons également envoyer les listes à PM lundi soir impérativement.

Il faut absolument aller voir les prestataires en reprographie pour faire un devis mais Cécile nous a fait part d'un partenariat tres intéressant avec une boite rue du harras: CopyPage. Car on peut payer plus tard!

Voila

si j'ai oublié quelque chose je laisse aux autres le loisir de me corriger.

Je précise que ce sont la liste des invités et les différentes listes de diffusion (pour le dossier de presse, la pub matérielle et imatérielle...) que nous pourrons tous compléter au fur et à mesure. Dans le courant de l'année des idées d'entreprises viendront compléter cette liste qui peut être infini.

CR 22 novembre 2011

Relation groupe programme
Nous a envoyé sujet, problématique et plan + planning de la journée validés par M. Marcilloux sous réserve de modifications ultérieures liées aux intervenants
--faire des fiches pour les intervenants sûrs (avoir leur accord avant de diffuser)
Envoie texte écris pour le blog

Blog

• Accords photo

18 prêts sans condition
2 non sauf photo de classe
Claire et Pierre pas son nom
Nico seulement en groupe et pas son nom de famille
Margot Georges seulement en groupe
2 veulent un droit de regard (Aude et Naïma)
= ces dispositions variées sont leur droit mais posent pbl pour l’organisation de la communication.
Problématique du devenir des photos une fois la JE passée : on supprime toutes les photos (ou à l’AEDAA ?)
On ne pourra pas télécharger mais imprim’ écran toujours possible, il y a des limites au contrôle de l’image sur le net.

• Parcours de chacun

17 prêts à diffuser
=Jeff envoie un mail à ceux qui n’ont pas répondu : Sandrine, Marion, Jeff, Otilia, Naïma.

Affiche
Nécessité d’en faire une autre ? si oui en faire une totalement différente.
Fait l’unanimité mais le texte ressortirait mieux en rouge orangé ou jaune.

Dépliant
Extérieur ok, rajouter autour de la 1ère page la cadre de l’affiche, changer de même le cadre des infos pratiques.
Intérieur ok, rajouter le programme.

Lettres et mails de diffusion
-mail d’envoi du dépliant
-lettre pour diffuser les dépliants
-carton d’invitation : mettre en filigrane l’affiche (texte de fonds et le carré en bas à droite) + 2 bandes jaunes ?
Pour la mise en forme voir celle utilisée par le groupe organisation.

Idée de l’animation suivant la JE
Beaux Arts les panneaux de l’ancienne expo sur les supports archives = les exposer à la fac.
Une des intervenantes de la JE serait une artiste, voir éventuellement l’exposition de ses œuvres à la Salle des artistes d’Angers.
Etablir une liste de 3 lieux.

Repro
L’an dernier l’équipe communication arrivait à un budget très réduit en passant par la repro de la fac, cela permettrait également de ne faire qu’une seule commande en intégrant les éléments du welcome-pack (pochette brochée et sac en papier Université d’Angers)
Mail à m. marcilloux pour demander le nom de la personne à contacter.

Tâches
- Relation groupe organisation (Jeff) : demander lettre type + menu + article blog + logos des partenaires.

- Relation groupe programme (Jeff) : intervenants sûrs + autorisation de faire une fiche sur eux sur le blog.

- Blog : terminer les présentations, terminer autorisations photos (Jeff), campagne photos (Natalia), fiches des intervenants (Natalia)
• articles
o anciennes JE (Natalia) bon article
o programme JE (Anély à intégrer)
o les organisateurs : étudiants de M2 (Jeff et Sandrine) + AEDAA (changer le titre)
o dématérialisation (Natalia forme billet)
o métiers des archives (Naïma)
o Groupe programme (travaille dessus)
o Groupe organisation (Jeff leur rappelle)
o Groupe communication ( ?)
• billets

- Lettres : terminer la mise en forme (Tiphaine).

- Dépliant : intégrer mise en forme et programme + envoi (Tiphaine et Sandrine).

- Cartons d’invitation (Tiphaine et Sandrine)

- Repro université : prendre contact (mail Marcilloux), établir les devis (repro et éléments du welcome-pack) (Marion et Sandrine).

- Dossier et communiqué de presse (Jeff et Naïma)

- Power-point charté (Marion et Natalia).

- Affiche : une autre (Anély)

- Badges (Marion).

Marion inscris-toi sur le forum
Envoyer en copie tous les mails que l’on échange
Envoyer les supports (Marion et Anély)

Présentation pour le suivi (Anély et Natalia)
Affiche
Dépliant
Blog
Lettres et cartons
Animation
Welcome-pack
Dossier et communiqué de presse
Devis ?
A chaque fois bien présenter les livrables.

Prochaine réunion
lundi 9h30-11h